Hinweisschutzgesetz

WAS BEDEUTET COMPLIANCE?

Unter dem Begriff Compliance versteht man die Einhaltung von internen Regeln und Richtlinien sowie Gesetzen durch rechtmäßiges Verhalten, also der geregelte Handlungsrahmen für die interne Strukturierung eines Unternehmens.

Einer der wohl bedeutendsten internen Compliance Vorschriften der AWO ist der bundesweit geltende AWO-Governance-Kodex (aus Dezember 2022). Der Governance Kodex ist in der AWO nicht neu. Seit der Verabschiedung des AWO-Governance-Kodex im November 2017 hat sich jedoch viel getan.

Seit dem 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft. Dieses sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten.

Missstände aufzudecken sowie Gesetze, Regeln und interne Vorgaben einzuhalten sind für den AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. von größter Wichtigkeit. Deshalb wurde ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem erarbeitet. Durch neue gesetzliche Anforderungen wurde das Thema Hinweisgebersystem erneut überprüft und das vorhandene Hinweisgebersystem überarbeitet. Zur Konkretisierung besteht zudem eine Hinweisgeberrichtlinie. Hinweisgeber sollen ohne Hemmschwelle schnell und komplikationsfrei die Möglichkeit haben, alle möglichen Missstände an eine unabhängige Stelle zu melden. Nachteile muss niemand befürchten.

Die Meldestellen von Unternehmen müssen die Vertraulichkeit von den involvierten Personen schützen (§ 8 HinSchG).
Konkret bedeutet dies, dass:

• die Identität dieser Personen und
• die Informationen aus den Meldungen

ausschließlich den für die Entgegennahme von Meldungen und für das Ergreifen von Folgemaßnahmen im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz Zuständigen sowie Unterstützungs- und Hilfspersonen bekannt gemacht werden dürfen (§ 8 Abs. 1 S. 1 HinSchG; § 16 Abs. 2 HinSchG).

Allerdings können nach den Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzen in bestimmten Fällen Ausnahmen von der Vertraulichkeitspflicht greifen, etwa wenn es um die Beteiligung von Strafverfolgungsbehörden geht, etwa wenn ein Hinweisgeber bewusst gelogen hat

1. Bestätigung des Eingangs von Meldungen

Innerhalb von spätestens sieben Tagen wir der Eingang eines Hinweises auf entsprechende Gesetzesverstöße gegenüber dem Hinweisgeber bestätigt (§ 17 Abs. 1 S. 1 HinSchG).

2. Verfahren nach Eingang von Meldungen

• Prüfung des gemeldeten Verstoßes, ob er in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt
• Halten des Kontakts und der Kommunikation mit dem Hinweisgeber
• Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung
• Ggf. Nachfrage von weiteren Informationen vom Hinweisgeber
• Ergreifung von angemessenen Folgemaßnahmen

3. Durchführung von Folgemaßnahmen

Je nach den Umständen des jeweiligen Einzelfalles können von unserer internen Meldestelle verschiedene Möglichkeiten für Folgemaßnahmen ergriffen werden. Hierzu zählen ausdrücklich die folgenden Optionen:

• Durchführung von internen Untersuchungen und Kontakt zu betroffenen Personen und Einheiten
• Verweis des Hinweisgebers auf andere - interne oder externe - zuständige Stellen
• Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen
• Abgabe des Verfahrens zum Zwecke weiterer Untersuchungen an interne Stellen oder eine zustände Behörde

4. Rückmeldung beim Hinweisgeber

Innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs informiert die Meldestelle den Hinweisgeber darüber, welche Folgemaßnahmen bereits ergriffen wurden oder noch geplant sind, sowie jeweils die Gründe hierfür.

Unternehmen müssen sämtliche bei Ihnen eingehenden Meldungen im Einklang mit den Anforderungen an die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern und den Vorgaben des Datenschutzes in dauerhaft abrufbarer Weise dokumentieren (§ 11 Abs. 1 HinSchG). Eine dauerhafte Abrufbarkeit ist allerdings nur gegeben, wenn die Meldungen strukturiert und wieder auffindbar abgelegt werden.

Mündliche Meldungen, z.B. via Telefon, sonstiger Sprachübermittlung oder im Zuge von persönlichen Zusammenkünften, dürfen – wenn sie aufgezeichnet werden – auf zwei Arten dokumentiert werden, wenn der Hinweisgeber hierzu ausdrücklich zustimmt:

• Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form, z.B. also durch digitalen Mitschnitt des Telefonats,
• Anfertigung eines genauen Wortprotokolls des Telefonats / Gesprächs.

Hinweisgebern muss dabei die Gelegenheit gegeben werden, die Aufzeichnung(en) bzw. Niederschriften zu überprüfen, ggf. zu korrigieren und durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen (§ 11 Abs. 4 HinSchG).

Welche Repressalien sind zum Schutz von Hinweisgebern verboten?

Repressalien, die sich gegen Hinweisgeber richten, einschließlich deren Androhung oder deren Versuch, sind ausdrücklich verboten (§ 36 Abs. 1 HinSchG).

Unter Repressalien versteht das Hinweisgeberschutzgesetz sämtliche Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit des Hinweisgebers, die eine Reaktion auf eine Meldung oder eine Veröffentlichung von Verstößen sind und durch die dem Hinweisgeber ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann (§ 3 Abs. 6 HinSchG). Der Gesetzgeber hat den Begriff der Repressalie bewusst weit definiert, um Unternehmen keine Schlupflöcher für Benachteiligungen von Hinweisgebern zu bieten.